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ELO Gestion documentaire : Solution pour les communes

La croissance du nombre de documents échangés, leur forme de plus en plus souvent électronique, leur diffusion, traitement et validation, leur partage et recherche rendent la mise en place d’une gestion documentaire nécessaire.


Poussée par la banalisation des échanges électroniques, la GED est amenée à devenir un maillon essentiel des systèmes d’information des administrations communales.


Plus qu’un concept, elle est aujourd’hui largement adoptée et se positionne dans les priorités des achats d’outils informatiques.



Notre ELO Business-Partner Protocol SA se démarque par une expérience de longue date dans l‘implémentation d‘ELOprofessional dans le secteur public. Fort de cette expérience, nous avons développé une solution préconfigurée qui répond aux exigences des administrations communales.


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Un ensemble de fonctionnalités dédiées aux administrations communales


La solution que nous proposons englobe un ensemble de fonctionnalités destinées aux principaux services communaux et comprend notamment:


Les masques pour le classement et recherche de documents à l’usage des services suivants :

  • Greffe
  • Bourse (débiteurs et créanciers)
  • Optimiser le travail collaboratif avec votre équipe
  • Contrôle des habitants
  • Bureau technique avec classement par affaire
  • Ressources humaines

Les Workflows ou processus, préconfigurés suivants:

  • Diffusion et traitement de courrier
  • Circulation/validation PV
  • Validation factures
  • Consultation Municipalité/Conseil
  • Approbation Municipalité/Conseil

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Un ensemble de fonctions inédites qui rendent l’approche de la GED avec ELO particulièrement facile et intuitive :


  • Un espace de classement commun (plan de classement à choix) pour un classement centralisé des documents de tous les services
  • Un espace de travail qui permet de regrouper des copies virtuelles de ces documents par sujet, comme :
  • Les séances de travail, Municipalité/Conseil
  • Les dossiers du Service Technique
  • Les affaires/projets de la commune
  • Démarrage automatique de processus
  • Possibilité de diffuser des documents choisis sur votre site internet
  • Accessibilité à tout depuis partout et avec tous les types d’appareils mobiles

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Une mise en place rapide et simplifiée


La préconfiguration de la solution permet une mise en place accélérée. L‘espace de travail permet de reproduire visuellement le système des anciens classeurs et apporte ainsi une approche plus aisée de la GED pour les utilisateurs permanents ou occasionnels.


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Des interfaces déjà disponibles avec la plupart des ERP/CRM communaux


ELO est une application ouverte, multi-clients (Web,Java, Windows Office, etc.) et multiplateformes (Windows, Linux, Unix, Solaris, etc.) interfacée à la plupart des applications de gestion utilisées dans les communes, dont notamment :

  • BDI et Gefi/G2i (Ofisa)
  • Citizen (TI)
  • Abacus
  • Nest
  • ProConcept

Mais également avec la plupart des applications purement comptables et de gestion telle que SAP R3, SAP Business One, Microsoft Navision, Microsoft AX, Sage, 50, Sage Start, Mega, Winbiz, etc.

Les logiciels ELO sont également intégrés à la suite bureautique Office de Microsoft ainsi qu’avec les solutions bureautiques disponibles en Open Source telle que Open Office et Libre Office.


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Mais encore…


ELO for Mobile Devices vous permet d’accéder en tout temps et depuis partout à vos documents. ELO for Mobile Devices est intégré à la solution pour les communes. Il est disponible pour Androïd et iOS et peut donc être installé sur tous vos périphériques mobiles (iPhone, iPad et autres smartphones et tablettes)


ELO est compatible avec votre Terminal Server, il est donc spécialement indiqué pour vos besoins d’utilisation distante et pour les serveurs hébergés. ELO gère de manière efficace les remplacements et changements de personnel en réattribuant automatiquement les tâches et suivis aux personnes choisies.


La solution préconfigurée pour les communes est vendue sous forme de package complet, avec un prix calculé en fonction du nombre d’habitants.

Les formations sont doublées d’un accompagnement sur site, afin de permettre une utilisation efficace dans les services concernés.


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Un choix stratégique important pour votre commune


ELO Digital Office a remporté de multiples prix d’innovation ainsi que le prix du meilleur logiciel GED en 2012, 2013 et 2014. Il a été reconnu tant sur le plan de l’ergonomie que sur le plan des fonctionnalités et des performances techniques.


Pour connaitre tous les détails de notre package commune, télécharger la brochure dédiée (pdf).


N'hésitez pas à nous contacter au 021 623 77 77